Trang bị phần mềm quản lý telesales là một yếu tố vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp sử dụng đội ngũ nhân viên hỗ trợ tổng đài. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách lựa chọn một hệ thống hiện đại và phù hợp với nhu cầu cụ thể của họ.

Bài viết ngày hôm nay sẽ giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về phần mềm gọi điện telesales và những thách thức khi sử dụng các hệ thống tổng đài truyền thống cổ điển.

Phần mềm quản lý telesales là gì?

Phần mềm gọi điện telesales được thiết kế để giúp các doanh nghiệp tiếp cận và chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả, với khả năng gọi điện số lượng lớn. Ngoài ra, tính năng này còn hỗ trợ người quản lý kiểm soát các cuộc gọi vào ra. Đồng thời, phần mềm giúp đánh giá năng lực của nhân viên một cách chính xác và hiệu quả nhất.

Cùng tìm hiểu khó khăn khi sử dụng tổng đài truyền thống

Thực hiện công việc thủ công không thể tối ưu hóa hiệu suất

Việc nhân viên tổng đài phải quay số thủ công làm tăng thời gian gọi điện cho khách hàng, dẫn đến doanh nghiệp bỏ lỡ nhiều khách hàng tiềm năng.

Giao tiếp với khách hàng không hiệu quả

Có nhiều kênh giao tiếp với khách hàng nhưng không kiểm soát được thông tin trong cùng một hệ thống. Khách hàng cần phải nhắc lại vấn đề của mình nhiều lần, gây ảnh hưởng đến trải nghiệm người dùng. Thông tin phân tán làm khó khăn trong việc tìm ra các thông tin quan trọng về thói quen và nhu cầu của khách hàng.

Khó quản lý nhân viên

Trong doanh nghiệp, không có cách nào để biết chính xác nhân viên telesales đã gọi cho ai, vào thời điểm nào và kết quả cuộc gọi thế nào. Các quản lý cũng không thể giám sát trực tiếp trạng thái làm việc và phải thống kê báo cáo thủ công từng nhân viên.

Khó quản lý data khách hàng

Không duy trì được sự liên kết liền mạch giữa các hoạt động như marketing và chăm sóc khách hàng. Đồng thời, việc tìm kiếm khách hàng mới tốn kém, trong khi tệp khách hàng hiện có có thể được tận dụng.

Không nhận nhiều cuộc gọi cùng lúc

Điều này thường làm khách hàng cảm thấy bực bội khi họ gọi điện mà không ai nhận máy, vì nhân viên telesales chỉ có thể xử lý một cuộc gọi vào cùng một thời điểm.

Tại sao nên dùng phần mềm quản lý telesales

Tối ưu chi phí

Nhiều người cho rằng triển khai phần mềm có thể tăng chi phí và không mang lại hiệu quả công việc cao. Tuy nhiên, sử dụng phần mềm để thực hiện cuộc gọi có thể tiết kiệm chi phí so với các phương thức gọi điện thông thường. Điều này còn giúp tự động lưu trữ thông tin một cách chính xác.

Tăng hiệu suất làm việc

Khi sử dụng phần mềm, hầu hết các thao tác thủ công đều được tự động hóa. Điều này giúp nhân viên telesales làm việc nhanh chóng hơn và xử lý công việc dễ dàng hơn mà không tốn quá nhiều thời gian.

Cải thiện chất lượng chăm sóc khách hàng

Hệ thống sẽ tự động ghi âm và giám sát chất lượng cuộc gọi, giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quát về việc chăm sóc khách hàng. Từ đó, họ có thể điều chỉnh và cải thiện quá trình chăm sóc và tương tác với khách hàng.

Đánh giá chính xác hiệu suất làm việc của nhân viên

Kiểm soát và đánh giá năng lực nhân viên là nhiệm vụ rất quan trọng của người quản lý. Tuy nhiên, chỉ đánh giá qua các báo cáo là chưa đủ. Với phần mềm telesales, mọi thứ được phân tích một cách chuyên sâu và chính xác hơn, giúp quản lý đưa ra những đánh giá hiệu quả hơn.

Các tính năng phần mềm quản lý telesales

• Giám sát – Quản lý nhân viên
• Trả lời tự động (IVR)
• Quản lý khách hàng
• Nhạc chờ doanh nghiệp
• Phễu chăm sóc khách hàng
• Phân phối cuộc gọi
• Kết nối đầu số
• Gọi nội bộ miễn phí
• Tạo file ghi âm tự động

Giải pháp tổng đài chuyên nghiệp giúp tối ưu chi phí vận hành, nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng và tăng cường năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp trong thời đại 4.0.